PENGERTIAN DAN JENIS - JENIS LAPORAN BISNIS
Disusun
Oleh :
Yulia Anggraini 5C214534
KELAS :2DF02
UNIVERSITAS
GUNADARMA
ATA
2015/2016
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan
Yang Maha Esa. Atas berkat, rahmat dan hidayah-Nya maka penulis dapat menyelesaikan
karya tulis yang berjudul “Pengertian
dan jenis – jenis laporan bisnis” ini hingga selesai.
Tujuan dari pembuatan makalah
ini yaitu untuk memenuhi tugas
softskill sekaligus menambah ilmu pengetahuan dengan
mengetahui
sedikit banyaknya tentang materi
mengenai pengertian dan jenis – jenis laporan bisnis pada komunikasi bisnis.
Dan tidak lupa juga sayamengucapkan banyak – banyak terimakasih kepada orang
tuasaya yang telah memberikan dananya untuk membantu pembuatan makalah ini,
kepada teman-teman sekalian yang telah memberikan banyak masukkan, saran dan
kritikan tentang makalah ini, dan khususnya pada semua pihak yang mungkin tidak
bisa saya sebutkan satu-persatu yang telah membantu saya dalam menyelesaikan makalah
ini hingga selesai.
Dengan selesainya makalah ini sayaberharap supayamakalah ini dapat bermanfaat
bagi para pembaca sekaliandidalam kehidupan sehari-hari mengenai masalah yang saya
bahas.
Bekasi,Maret 2016
Penulis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar i
DaftarIsi ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LatarBelakang 1
1.2 Batasan Masalah 1
1.3 Tujuan Penulisan 1
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Laporan bisnis 2
2.2 Penggolongan Laporan
Bisnis
3
2.3 Tahap Sebelum Penulisan
Laporan Bisnis 4
2.4 Bagian Pokok Laporan Bisnis 5
2.5 Pengorganisasian isi Laporan Bisnis 6
2.6 Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis
7
2.7 Metode Kerangka
7
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan 8
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Laporan bisnis adalah suatu laporan
yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan
berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis
tertentu.
Pada umumnya penulisan laporan
bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
1)
Untuk memonitor dan mengendalikan
operasional perusahaan, misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan.
2)
Untuk membantu mengimplementasikan
kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya kebijakan penempatan karyawan.
3)
Untuk memenuhi
persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi
perusahaan, misalnya
laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan
(perburuhan).
4)
Untuk mendokumentasikan prestasi
kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal, misalnya laporan kinerja, laporan perkembangan
kegiatan.
5)
Untuk menganalisis informasi dan
memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah
tertentu, misalnya
laporan riset, laporan justifikasi.
1.2
Batasan
Masalah
Tugas ini dibuat
untuk memenuhi tugas softskill yaitu mengenai pengertian dan jenis laporan
bisnis dalam perencanaan laporan bisnis
1.3
Tujuan
Penulisan
Makalah ini diharapkan dapat memberi
manfaat kepada para pembaca berupa :
1.
Pengetahuan mengenai laporan bisnis, dan
2.
Pemahaman mengenai apa itu laporan bisnis
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1
Pengertian
laporan bisnis
Laporan bisnis adalah suatu laporan
yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan
berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis
tertentu.
Menurut Herta
A. Murphy dalam Bukunya
“ Efective Business Communications” mendefinisikan Laporan Bisnis (business
report) adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak
memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada
seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut Himstreet
Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur
dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional
atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu
pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk
memenuhi berbagai keperluan, antara lain:
1)
Untuk memonitor dan mengendalikan
operasional perusahaan, misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan.
2)
Untuk membantu mengimplementasikan
kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya kebijakan penempatan karyawan.
3)
Untuk memenuhi
persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi
perusahaan, misalnya
laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan
(perburuhan).
4)
Untuk mendokumentasikan prestasi
kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal, misalnya laporan kinerja, laporan perkembangan
kegiatan.
5)
Untuk menganalisis informasi dan
memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah
tertentu, misalnya
laporan riset, laporan justifikasi.
Untuk memperoleh sumber pendanaan
atau membuka bisnis baru, misalnya proposal penjualan, proposal pengembangan produk baru.
2.2 Penggolongan Laporan Bisnis
Laporan Bisnis
dapat digolongkan menjadi :
1. Menurut
fungsinya.
Jenis laporan menurut
fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis.
Ø Laporan
informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta
tanpa melakukan analisis, tanpa
kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.
Ø Laporan
Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan
menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.
Contoh : laporan kemajuan pekerjaan,
Rekomendasi dan proposal.
2. Laporan menurut Subjeknya
Laporan menurut subjeknya adalah
laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu
diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia,
laporan produksi dan sebagainya.
3.
Laporan
menurut Formalitasnya
Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal
atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal
atau laporan singkat.
4. Menurut keasliannya
·
Laporan Otoritas : laporan yang
dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.
·
Laporan sukarela : inisiatif dari
pembuat laporan itu sendiri.
·
Laporan swasta : laporan yang dibuat
oleh organisasi atau perusahaan swasta.
·
Laporan public : disusun oleh
lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.
5. Menurut
frekuensinya
Terdiri dari laporan berkala dan laporan
khusus
·
Laporan Berkala yaitu laporan yang
disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan
penjualan
·
Laporan Khusus : laporan atas
kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.
6. Menurut
jenisnya
Suatu
laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan.
·
Laporan infomal meliputi laporan
memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut
dengan laporan panjang.
·
Laporan surat merupakan suatu laporan yang
menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan
mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan
formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
7. Menurut
Kegiatan Projek
Dalam
melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan,
laporan perkembangan, dan laporan akhir.
8.
Laporan
menurut Pelaksanaan Pertemuan
Yang termasuk ke dalam laporan
jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan.
·
Agenda : suatu dokumen yang ditulis
sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan
topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam
persiapan.
·
Resolusi merupakan laporan singkat
secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.
·
Notulen adalah laporan resmi dalam
suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi
dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil
pertemuan atau konferensi penting.
·
Laporan pertemuan merupakan laporan
resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau
konfrensi penting.
2.3 Tahap Sebelum Penulisan Laporan
Bisnis
1) Definisikah
Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup. Perencanaan adalah melakukan analisis
masalah, yang mencakup tujuan penyusunan laporan.
2) Pertimbangkan
Siapa yang akan Menerima Laporan. Menentukan Ide atau Gagasan. Tuliskan semua
ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah laporan berdasarkan rencana
kerja yang rinci.
3) Mengumpulkan
Bahan yang Diperlukan. Mengumpulkan fakta yang diperlukan dari sumber-sumber
yang dapat dipercaya.
4) Menganalisis dan Menafsirkan Data.
5) Mengorganisasi
Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir.
2.4 Bagian pokok Laporan Bisnis
1)
Pendahuluan
Dalam hal
pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
a. Pemberi
kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan
b.
Layout atau presentasi : informasi
kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.
c.
Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan
sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis disampaikan.
d.
Maksud : point terpenting dalam pelaporan
bisnis
e.
Ruang lingkup : berhubungan dengan luas
cakupan atau batas bahasan
f.
Metodologi : metode pengumpulan informasi
g.
Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis
baik lisan maupun tertulis.
h.
Latar belakang : jika pembaca
dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib disampaikan.
i.
Definisi istilah :
menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
j.
Keterbatasan : dalam dana , waktu
dan sumber yang tersedia
k. Rekomendasi
Untuk
laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua
paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
2) Teks/isi
Bagian
terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat
dimengerti. Dalam bagian
ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di
samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan
bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang
penting dan relevan.
3)
Penutup
Bagian
penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil
kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini
dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan
Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai
berikut:
a.
Rangkuman
Berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang
kala hanya berisi point-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat
dan kerugian.
b.
Kesimpulan
Berisi evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang
dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis.
c.
Rekomendasi
Menyarankan suatu program tindakan yang
didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.
d. Rencana
Tindakan
Merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan
dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program yang
2.5 Pengorganisasian Isi Laporan Bisnis
Ada 2 cara
yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi
(langsung) dan cara induksi (tak langsung).
1.
Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan
rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang
rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:
a. Esekutif
yang sibuk,ingin berita segera,
b. Ingin mengetahui berita baik atau informasi
netral,
c. Ingin menganalisa data dengan baik ketika
analisa laporan berada diawal.
2.
Cara induksi
Menjelaskan
fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok,
kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:
a. Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
b. Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
c. Perlu
membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
2.6 Cara Menyususn Teks Laporan Bisnis
Cara mengembangkan teks dengan berbagai cara berikut
ini:
a.
Membuat Topik-topik atau Kriteria
b.
Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau
Kejadian-kejadian
c.
Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat
d.
Menjelaskan suatu Proses atau Prosedur
e.
Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya
secara Alfabet
f.
menyusun Urutan Tingkat Familiaritas
g.
Menyusun Sumber-sumber yang Digunakan
h.
Pemecahan Masalah
2.7
Metode
Kerangka
Jenis-jenis Judul
Judul topik (topic headings), Judul
kalimat (complete sentence headings), Judul kalimat imperatif (imperative
sentence headings), Judul varian (variant headings)
ü
Format Kerangka
ü
Paralelisme dalam Judul
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Laporan bisnis adalah suatu laporan
yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan
berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis
tertentu.
Laporan
Bisnis dapat digolongkan menjadi :
1. Menurut
fungsinya.
Ø Laporan
informasional
Ø Laporan
Analisis
2.
Laporan menurut Subjeknya
3.
Laporan
menurut Formalitasnya
4. Menurut keasliannya
·
Laporan Otoritas
·
Laporan sukarela
·
Laporan swasta
·
Laporan public
5. Menurut
frekuensinya
·
Laporan Berkala
·
Laporan Khusus
6. Menurut
jenisnya
Suatu
laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan.
·
Laporan infomal meliputi laporan
memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut
dengan laporan panjang.
·
Laporan surat merupakan suatu laporan yang
menggunakan format surat dengan kepala surat.
7. Menurut
Kegiatan Projek
8.
Laporan
menurut Pelaksanaan Pertemuan
4)
Pendahuluan
Dalam hal
pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
1) Pemberi
kuasa
2)
Layout atau presentasi
3)
Masalah
4)
Maksud
5)
Ruang lingkup
6)
Metodologi
7)
Sumber-sumber
8)
Latar belakang
9)
Definisi istilah
10) Keterbatasan
11) Rekomendasi
5) Teks/isi
6)
Penutup
e.
Rangkuman
f.
Kesimpulan
g.
Rekomendasi
h.
Rencana Tindakan
Tahap Sebelum Penulisan Laporan
Bisnis
1) Definisikah
Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup.
2) Pertimbangkan
Siapa yang akan Menerima Laporan. Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan.
3) Menganalisis dan Menafsirkan Data.
4) Mengorganisasi
Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir.
