Pengertian dan Jenis - jenis Laporan bisnis (tugas softskill)

PENGERTIAN DAN JENIS - JENIS LAPORAN BISNIS

Disusun Oleh :

            Yulia Anggraini      5C214534

KELAS :2DF02

Dosen : Tantyo Setyowati

UNIVERSITAS GUNADARMA

ATA 2015/2016

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa. Atas berkat, rahmat dan hidayah-Nya maka penulis dapat menyelesaikan karya tulis yang berjudul “Pengertian dan jenis – jenis laporan bisnis” ini hingga selesai.

Tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu untuk memenuhi tugas softskill sekaligus menambah ilmu pengetahuan dengan mengetahui sedikit banyaknya tentang materi mengenai pengertian dan jenis – jenis laporan bisnis pada komunikasi bisnis.

Dan tidak lupa juga sayamengucapkan banyak – banyak terimakasih kepada orang tuasaya yang telah memberikan dananya untuk membantu pembuatan makalah ini, kepada teman-teman sekalian yang telah memberikan banyak masukkan, saran dan kritikan tentang makalah ini, dan khususnya pada semua pihak yang mungkin tidak bisa saya sebutkan satu-persatu yang telah membantu saya dalam menyelesaikan makalah ini hingga selesai.

Dengan selesainya makalah ini sayaberharap supayamakalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca sekaliandidalam kehidupan sehari-hari mengenai masalah yang saya bahas.

                                                                                                Bekasi,Maret 2016

                                                                                                                        Penulis

DAFTAR ISI

Kata Pengantar                                                                                                           i                      

DaftarIsi                                                                                                                                  ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1  LatarBelakang                                                                                                       1

1.2  Batasan Masalah                                                                                                    1

1.3  Tujuan Penulisan                                                                                                   1

BAB II PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Laporan bisnis                                                                          2

2.2  Penggolongan Laporan Bisnis                                                                  3

2.3  Tahap Sebelum Penulisan Laporan Bisnis                                                            4

2.4  Bagian Pokok Laporan Bisnis                                                                               5

2.5  Pengorganisasian isi Laporan Bisnis                                                                     6

2.6  Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis                                                                   7

2.7  Metode Kerangka                                                                                                 7

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan                                                                                                            8

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:

1)      Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan, misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan.

2)      Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya kebijakan penempatan karyawan.

3)      Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan, misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuhan).

4)      Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal, misalnya laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan.

5)      Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu, misalnya laporan riset, laporan justifikasi.

1.2  Batasan Masalah

Tugas ini dibuat untuk memenuhi tugas softskill yaitu mengenai pengertian dan jenis laporan bisnis dalam perencanaan laporan bisnis

1.3  Tujuan Penulisan

Makalah ini diharapkan dapat memberi manfaat kepada para pembaca berupa :

1.      Pengetahuan mengenai laporan bisnis, dan

2.      Pemahaman mengenai apa itu laporan bisnis

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengertian laporan bisnis

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Herta A. Murphy dalam Bukunya “ Efective Business Communications” mendefinisikan Laporan Bisnis (business report) adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan, antara lain:

1)      Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan, misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan.

2)      Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya kebijakan penempatan karyawan.

3)      Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan, misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuhan).

4)      Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal, misalnya laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan.

5)      Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas masalah tertentu, misalnya laporan riset, laporan justifikasi.

Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru, misalnya proposal penjualan, proposal pengembangan produk baru.

2.2  Penggolongan Laporan Bisnis

Laporan Bisnis dapat digolongkan menjadi :

1.    Menurut fungsinya.

Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis.        

Ø Laporan informasional adalah laporan yang member informasi, menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa  kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.

Ø Laporan Analisis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan menginterprestasikan, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi.

     Contoh : laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.

2.    Laporan menurut Subjeknya

Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya.

3.    Laporan menurut Formalitasnya

Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat.

4.  Menurut keasliannya

·         Laporan Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain.

·         Laporan sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.

·         Laporan swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.

·         Laporan public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.

5.    Menurut frekuensinya

             Terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus

·         Laporan Berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan, semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan

·         Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.

6.    Menurut jenisnya

     Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan.

·         Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

·          Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

7.    Menurut Kegiatan Projek

Dalam melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.

8.    Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan

                  Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan.  

·         Agenda : suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam persiapan.

·         Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.

·         Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.

·         Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.

2.3  Tahap Sebelum Penulisan Laporan Bisnis

1)   Definisikah Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup. Perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup tujuan penyusunan laporan.

2)   Pertimbangkan Siapa yang akan Menerima Laporan. Menentukan Ide atau Gagasan. Tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci.

3)   Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan. Mengumpulkan fakta yang diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya.

4)    Menganalisis dan Menafsirkan Data.

5)   Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir.

2.4  Bagian pokok Laporan Bisnis

1)   Pendahuluan

Dalam hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:

a.       Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan

b.      Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.

c.        Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis disampaikan.

d.       Maksud : point terpenting dalam pelaporan bisnis

e.        Ruang lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan

f.        Metodologi : metode pengumpulan informasi

g.       Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.

h.      Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib disampaikan.

i.          Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan

j.        Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber  yang tersedia

k.       Rekomendasi

Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.

    

2)   Teks/isi

     Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.

3)   Penutup

          Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:

a.         Rangkuman

Berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.

b.        Kesimpulan

Berisi evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis.

c.           Rekomendasi

       Menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.

d.   Rencana Tindakan

Merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu  pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program yang

2.5  Pengorganisasian Isi Laporan Bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).

1.    Cara Deduksi

Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:

a.       Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,

b.       Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,

c.        Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.

2.    Cara induksi

Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:

a. Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,

b. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,

c. Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.

2.6  Cara Menyususn Teks Laporan Bisnis

Cara mengembangkan teks dengan berbagai cara berikut ini:

a.         Membuat Topik-topik atau Kriteria

b.        Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kejadian-kejadian

c.          Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat

d.         Menjelaskan suatu Proses atau Prosedur

e.         Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet

f.          menyusun Urutan Tingkat Familiaritas

g.         Menyusun Sumber-sumber yang Digunakan

h.         Pemecahan Masalah

2.7  Metode Kerangka

Jenis-jenis Judul

Judul topik (topic headings), Judul kalimat (complete sentence headings), Judul kalimat imperatif (imperative sentence headings), Judul varian (variant headings)

ü  Format Kerangka

ü  Paralelisme dalam Judul

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Laporan Bisnis dapat digolongkan menjadi :

1.    Menurut fungsinya.

Ø Laporan informasional

Ø Laporan Analisis

2.      Laporan menurut Subjeknya

3.    Laporan menurut Formalitasnya

4.  Menurut keasliannya

·         Laporan Otoritas

·         Laporan sukarela

·         Laporan swasta

·         Laporan public

5.    Menurut frekuensinya

·         Laporan Berkala

·         Laporan Khusus

6.    Menurut jenisnya

     Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan.

·         Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

·          Laporan surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat.

7.    Menurut Kegiatan Projek

8.    Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan

4)   Pendahuluan

Dalam hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:

1)      Pemberi kuasa

2)      Layout atau presentasi

3)      Masalah

4)      Maksud

5)      Ruang lingkup

6)      Metodologi

7)      Sumber-sumber

8)      Latar belakang

9)      Definisi istilah

10)   Keterbatasan

11)   Rekomendasi

5)   Teks/isi

6)   Penutup

e.         Rangkuman

f.         Kesimpulan

g.        Rekomendasi

h.        Rencana Tindakan

Tahap Sebelum Penulisan Laporan Bisnis

1)   Definisikah Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup.

2)   Pertimbangkan Siapa yang akan Menerima Laporan. Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan.

3)    Menganalisis dan Menafsirkan Data.

4)   Mengorganisasi Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir.